Bij het organiseren van een evenement of conferentie komt ontzettend veel kijken. Naast de opzet, de programma-inhoud, de sprekers, interactieve elementen, locatie en zelfs de catering is er ook nog een cruciale rol weggelegd voor de dagvoorzitter.
Wat doet een dagvoorzitter?
De dagvoorzitter is als het ware de ideale gastheer of -vrouw van een evenement of conferentie. Hij of zij heeft de verantwoordelijkheid om het programma in goede banen te leiden, bewaakt de tijdsplanning en zorgt voor een vloeiende overgang tussen alle onderdelen en sprekers. Daarnaast zorgt de dagvoorzitter voor een positieve sfeer en houdt het publiek betrokken bij de inhoud.
Is dat echt een meerwaarde?
Er vinden ongelooflijk veel evenementen en conferenties plaats, waar deelnemers uit allerlei disciplines en vakgebieden bij elkaar komen om kennis te delen en op te doen. Iedere organisator wil natuurlijk de deelnemers zo goed mogelijk intrigeren of verbinden. Een professionele dagvoorzitter heeft de kennis en de nodige ervaring om een evenement naar een hoger niveau te tillen. Dit kan op verschillende manieren:
1: Het begeleiden van de sprekers, paneldiscussies en gesprekken
Een van de verantwoordelijkheden van de dagvoorzitter is het begeleiden van de sprekers op het podium. Maar ook voorafgaand aan een evenement, door middel van een voorgesprek, kan de afstemming van de inhoud tot een feilloze samenwerking tussen de dagvoorzitter en de sprekers leiden. Daarnaast vinden er op evenementen regelmatig panel discussies of interviews met sprekers plaats, die onder leiding van de dagvoorzitter vallen. De juiste begeleiding van zo’n gesprek vereist talent, een scherpe voorbereiding en betrouwbare ervaring.
2. Het publiek betrekken bij het programma
In een ideale wereld blijft het publiek bij ieder evenement vanaf de opening tot het eindapplaus moeiteloos geëngageerd. Desalniettemin zorgen externe prikkels in een tijd van korte concentratiespannes voor voldoende afleiding. De dagvoorzitter kan door middel van een verscheidenheid aan informele interacties, verhalen, humor of prikkelende vragen het publiek uitdagen, enthousiasmeren en betrekken bij de inhoud.
3. Een objectieve kijk
In een knowledge gap wordt in de dagelijkse werkkring bepaalde kennis als vanzelfsprekend geacht, terwijl een buitenstaander daar weinig tot geen idee van heeft. Op een evenement of conferentie kan dat wel eens tot een enorme afstand leiden tussen de sprekers en deelnemers. De dagvoorzitter vormt, dankzij een extern perspectief, een verbindende factor tussen het publiek en het podium.
Daarnaast draagt een externe dagvoorzitter bij aan het voorkomen van het ‘wij-van-wc-eend’-effect van een evenement. Dit komt bijvoorbeeld tot uiting in interviews, als de dagvoorzitter objectieve vragen kan stellen aan een vertegenwoordiger van een bedrijf dat tevens het evenement organiseert. Zo wordt de geloofwaardigheid van de informatie onderstreept.
4. Een ongeluk zit in een klein hoekje
Zelfs de best georganiseerde evenementen kunnen te maken krijgen met onvermijdelijke tegenspoed; een video-verbinding die het begeeft, een microfoon die hapert of een spreker die vast zit in een file. Een dagvoorzitter heeft de kunst van improvisatie onder de knie en kan bij een probleem het programma moeiteloos oppakken.
Wat kost een dagvoorzitter?
Gemiddeld kost een dagvoorzitter ongeveer 1500 à 2000 euro per evenement, al vragen BN-ers vanwege beroemdheid vaak een veel hogere vergoeding. Daar zit dan als het goed is ook een gedegen voorbereiding bij.
Een goede dagvoorzitter neemt uitvoerig de tijd om de opdrachtgever en het programma te leren kennen, doet nauwkeurig onderzoek in de inhoud, houdt voorgesprekken met sprekers en denkt mee over de invulling van het programma.
Hoe weet ik welke dagvoorzitter ik moet boeken?
Er zijn veel bekwame, professionele dagvoorzitters te boeken in Nederland. Een goede dagvoorzitter is nieuwsgierig, breed onderlegd, kan zich goed verplaatsen in een ander publiek en kan creatief meedenken met uw programma. Maar het belangrijkste is uiteindelijk vertrouwen en een goede klik. Daarom raad ik altijd een vrijblijvend kennismakingsgesprek aan.
